การเขียนจดหมายธุรกิจ

การเขียนจดหมายธุรกิจ

ความหมายของการเขียนจดหมายธุรกิจ

จดหมายธุรกิจถือเป็นการสื่อสารธุรกิจรูปแบบหนึ่ง เป็นจดหมายที่ใช้ติดต่อระหว่างกันในวงธุรกิจโดยมีจุดประสงค์อย่างใดอย่างหนึ่งในการดำเนินธุรกิจ เช่น

เสนอขายสินค้าหรือบริการ สั่งซื้อ สินค้าและตอบรับการสั่งซื้อ ติดตามหนี้ ร้องเรียนเกี่ยวกับข้อผิดพลาดหรือความเสียหาย เป็นต้น จดหมายธุรกิจมีความแตกต่าง

จากจดหมายส่วนตัวบ้างในด้านรูปแบบและการใช้ถ้อยคำภาษา กล่าวคือจดหมายธุรกิจส่วนใหญ่มีรูปแบบและการใช้ภาษาเป็นทางการหรือค่อนข้างเป็นทางการ

ไม่ใช้ภาษาปากหรือภาษาพูดดังที่มักปรากฏในจดหมายส่วนตัว

ความสำคัญของจดหมายธุรกิจ

จดหมายธุรกิจมีความสำคัญอย่างยิ่งต่อวงการธุรกิจ ซึ่งสรุปประเด็นสำคัญได้ดังนี้

๑. ด้านการประหยัด เป็นการประหยัดทั้งเวลาและค่าใช้จ่าย เนื่องจากไม่ต้องเสียเวลาและค่าใช้จ่ายในการเดินทางไปติดต่อด้วยตนเอง

๒. ด้านความสะดวกและรวดเร็ว เป็นการอำนวยความสะดวกให้แก่ผู้ติดต่อ ในกรณีที่ผู้ที่ต้องการติดต่อธุรกิจด้วยมีงานมากหรืออยู่ไม่เป็นที่เป็นทาง จึงไม่สะดวก

     ที่จะโทรศัพท์ติดต่อหรือขอเข้าพบด้วยตนเอง

๓. ด้านการให้รายละเอียดข้อมูล เป็นการเอื้อต่อการสื่อข้อความ สามารถให้รายละเอียดข้อมูลได้มาก ชัดเจน และมีระบบ เพราะผู้เขียนมีเวลาเตรียมการเขียนก่อน

     ลงมือเขียนอีกทั้งยังสามารถตรวจสอบข้อมูลอีกครั้งก่อนส่งไปยังผู้รับจดหมาย

๔. ด้านการใช้เป็นหลักฐานในการอ้างอิง ค้นเรื่อง และที่สำคัญที่สุดคือเป็นหลักฐานทางกฎหมาย เนื่องจากเป็นลายลักษณ์อักษรที่ชัดเจน

๕. ด้านการเป็นสื่อสัมพันธ์ที่ดีในการติดต่อธุรกิจ เป็นการส่งเสริมให้มีความสัมพันธ์ที่ดีและการติดต่อกันอย่างต่อเนื่อง ในการติดต่อธุรกิจซื้อขาย บางครั้งลูกค้า

     อาจขาดการติดต่อไป บริษัทจำเป็นต้องมีจดหมายไปถึงลูกค้าเพื่อขอทราบสาเหตุที่แท้จริงพร้อมทั้งแสดงความพร้อมที่จะแก้ไขปัญหาหรือเสนอบริการพิเศษ

     ต่าง ๆเพื่อจูงใจให้ลูกค้ากลับมาติดต่อสั่งซื้อสินค้าหรือบริการจากบริษัทอีก

ที่มา : http://blog.eduzones.com/yimyim/3412