ประเภทของจดหมายธุรกิจ
ความหมายของการเขียนจดหมายธุรกิจ
จดหมายธุรกิจถือเป็นการสื่อสารธุรกิจรูปแบบหนึ่ง เป็นจดหมายที่ใช้ติดต่อระหว่างกันในวงธุรกิจโดยมีจุดประสงค์อย่างใดอย่างหนึ่งในการดำเนินธุรกิจ เช่น
เสนอขายสินค้าหรือบริการ สั่งซื้อ สินค้าและตอบรับการสั่งซื้อ ติดตามหนี้ ร้องเรียนเกี่ยวกับข้อผิดพลาดหรือความเสียหาย เป็นต้น จดหมายธุรกิจมีความแตกต่าง
จากจดหมายส่วนตัวบ้างในด้านรูปแบบและการใช้ถ้อยคำภาษา กล่าวคือจดหมายธุรกิจส่วนใหญ่มีรูปแบบและการใช้ภาษาเป็นทางการหรือค่อนข้างเป็นทางการ
ไม่ใช้ภาษาปากหรือภาษาพูดดังที่มักปรากฏในจดหมายส่วนตัว
ความสำคัญของจดหมายธุรกิจ
จดหมายธุรกิจมีความสำคัญอย่างยิ่งต่อวงการธุรกิจ ซึ่งสรุปประเด็นสำคัญได้ดังนี้
๑. ด้านการประหยัด เป็นการประหยัดทั้งเวลาและค่าใช้จ่าย เนื่องจากไม่ต้องเสียเวลาและค่าใช้จ่ายในการเดินทางไปติดต่อด้วยตนเอง
๒. ด้านความสะดวกและรวดเร็ว เป็นการอำนวยความสะดวกให้แก่ผู้ติดต่อ ในกรณีที่ผู้ที่ต้องการติดต่อธุรกิจด้วยมีงานมากหรืออยู่ไม่เป็นที่เป็นทาง จึงไม่สะดวก
ที่จะโทรศัพท์ติดต่อหรือขอเข้าพบด้วยตนเอง
๓. ด้านการให้รายละเอียดข้อมูล เป็นการเอื้อต่อการสื่อข้อความ สามารถให้รายละเอียดข้อมูลได้มาก ชัดเจน และมีระบบ เพราะผู้เขียนมีเวลาเตรียมการเขียนก่อน
ลงมือเขียนอีกทั้งยังสามารถตรวจสอบข้อมูลอีกครั้งก่อนส่งไปยังผู้รับจดหมาย
๔. ด้านการใช้เป็นหลักฐานในการอ้างอิง ค้นเรื่อง และที่สำคัญที่สุดคือเป็นหลักฐานทางกฎหมาย เนื่องจากเป็นลายลักษณ์อักษรที่ชัดเจน
๕. ด้านการเป็นสื่อสัมพันธ์ที่ดีในการติดต่อธุรกิจ เป็นการส่งเสริมให้มีความสัมพันธ์ที่ดีและการติดต่อกันอย่างต่อเนื่อง ในการติดต่อธุรกิจซื้อขาย บางครั้งลูกค้า
อาจขาดการติดต่อไป บริษัทจำเป็นต้องมีจดหมายไปถึงลูกค้าเพื่อขอทราบสาเหตุที่แท้จริงพร้อมทั้งแสดงความพร้อมที่จะแก้ไขปัญหาหรือเสนอบริการพิเศษ
ต่าง ๆเพื่อจูงใจให้ลูกค้ากลับมาติดต่อสั่งซื้อสินค้าหรือบริการจากบริษัทอีก
ประเภทของจดหมายธุรกิจ
จดหมายธุรกิจแบ่งตามจุดประสงค์ของการเขียนได้ ๓ ประเภท ดังนี้
๑. จดหมายสอบถามและจดหมายตอบ
๑.๑ จดหมายสอบถาม หมายถึง จดหมายที่ติดต่อระหว่างบริษัทห้างร้านด้วยกัน หรือที่เอกชนติดต่อกับบริษัทห้างร้าน เพื่อสอบถามเรื่องราวต่าง ๆ ที่ต้องการ
ทราบ ซึ่งอาจจะเป็นข้อมูลในการตัดสินใจซื้อสินค้านั้นหลังจากได้คำตอบ
๑.๒ จดหมายตอบสอบถาม หมายถึง เป็นจดหมายลักษณะเดียวกันแต่แทนที่จะสอบถาม ก็จะเขียนตอบข้อเท็จจริงของผู้ที่สอบถาม เพื่อให้ผู้ที่ติดต่อมาได้
ทราบในสิ่งที่ตนต้องการ
๒. จดหมายสั่งซื้อสินค้าและตอบรับการสั่งซื้อสินค้า
๒.๑ จดหมายสั่งซื้อสินค้า หมายถึง จดหมายที่บอกรายละเอียดเกี่ยวกับสินค้าที่ต้องการจะสั่งซื้อ เพื่อผู้ขายจะได้ส่งสินค้าให้แก่ผู้สั่งซื้อได้ถูกต้อง
๒.๒ จดหมายตอบรับการสั่งซื้อสินค้า หมายถึง จดหมายที่ทางบริษัทตอบให้ผู้ซื้อทราบว่าได้รับการสั่งสินค้าแล้ว
๓. จดหมายสมัครงาน หมายถึง จดหมายที่บุคคลต้องการจะสมัครทำงานเขียนไปถึงบริษัทห้างร้าน เพื่อขอสมัครเข้าทำงานในตำแหน่งที่ตนต้องการ
จะเห็นได้ว่าความหมายของจดหมายแต่ละประเภทมีความสอดคล้องกับจุดประสงค์ทางธุรกิจ หรือประโยชน์ทางธุรกิจในการเขียนจดหมายนั้น
วิธีใช้จดหมายดังกล่าวจะสอดคล้องของประเภทของจดหมาย แต่เพื่อให้มองเปรียบเทียบได้ ชัดเจนขึ้นขอให้ดูตารางหน้าถัดไป
รูปแบบและส่วนประกอบของจดหมายธุรกิจ
หน่วยงานแต่ละแห่งในปัจจุบัน นิยมใช้จดหมายธุรกิจรูปแบบที่หลากหลาย สุดแล้วแต่ว่ารูปแบบใดจะอำนวยความสะดวกรวดเร็วและเหมาะสมที่สำคัญคือควรใช้กระดาษปอนด์อย่างดีเป็นกระดาษที่พิมพ์หัวจดหมายของบริษัทและจัดวางรูปแบบให้สวยงาม ไม่เอียงไปด้านใดด้านหนึ่งจนเกินไป
จดหมายธุรกิจมีรูปแบบและส่วนประกอบแต่งต่างจากบันทึก เพราะมีรายละเอียดมากกว่า รูปแบบและส่วนประกอบหลักของจดหมายธุรกิจมีดังนี้
๑. รูปแบบของจดหมายธุรกิจ รูปแบบของจดหมายธุรกิจที่นิยมใช้กันทั่วไป พอสรุปได้มี ๓ รูปแบบ ดังนี้
๑.๑ แบบบล็อก (block style) เป็นรูปแบบที่พิมพ์ให้ทุกบรรทัดชิดเส้นกั้นหน้า ยกเว้นเฉพาะที่อยู่ผู้ส่ง (กรณีที่ใช้หัวจดหมายที่พิมพ์สำเร็จรูปไว้) ดังภาพประกอบที่ ๑
๑.๒ แบบกึ่งบล็อก (modified block style) เป็นรูปแบบที่พิมพ์ให้ส่วนเลขที่จดหมาย ที่อยู่ของผู้รับ คำขึ้นต้น และสิ่งที่ส่งมาด้วย อยู่ชิดเส้นกั้นหน้าและส่วนที่อยู่ของผู้ส่ง วัน เดือน ปี คำลงท้าย ลายมือชื่อ ชื่อเต็ม และตำแหน่ง อยู่กลางหน้ากระดาษหรือค่อนไปทางขวาเล็กน้อย ส่วนเรื่อง จะพิมพ์กึ่งกลางหน้ากระดาษ นอกจากนี้ ในส่วนข้อความต้องพิมพ์ให้บรรทัดแรกของข้อความแต่ละย่อหน้าร่นเข้าไปประมาณ ๕–๑๐ ระยะตัวอักษร ดังภาพประกอบที่ ๒
๑.๓. แบบย่อหน้า (indented style) เป็นรูปแบบเหมือนกับแบบกึ่งบล็อก แต่อาจนำเอาส่วนเรื่อง พิมพ์อยู่เหนือคำขึ้นต้นก็ได้ ดังภาพประกอบที่ ๓
จดหมายธุรกิจถือเป็นการสื่อสารธุรกิจรูปแบบหนึ่ง เป็นจดหมายที่ใช้ติดต่อระหว่างกันในวงธุรกิจโดยมีจุดประสงค์อย่างใดอย่างหนึ่งในการดำเนินธุรกิจ เช่น
เสนอขายสินค้าหรือบริการ สั่งซื้อ สินค้าและตอบรับการสั่งซื้อ ติดตามหนี้ ร้องเรียนเกี่ยวกับข้อผิดพลาดหรือความเสียหาย เป็นต้น จดหมายธุรกิจมีความแตกต่าง
จากจดหมายส่วนตัวบ้างในด้านรูปแบบและการใช้ถ้อยคำภาษา กล่าวคือจดหมายธุรกิจส่วนใหญ่มีรูปแบบและการใช้ภาษาเป็นทางการหรือค่อนข้างเป็นทางการ
ไม่ใช้ภาษาปากหรือภาษาพูดดังที่มักปรากฏในจดหมายส่วนตัว
ความสำคัญของจดหมายธุรกิจ
จดหมายธุรกิจมีความสำคัญอย่างยิ่งต่อวงการธุรกิจ ซึ่งสรุปประเด็นสำคัญได้ดังนี้
๑. ด้านการประหยัด เป็นการประหยัดทั้งเวลาและค่าใช้จ่าย เนื่องจากไม่ต้องเสียเวลาและค่าใช้จ่ายในการเดินทางไปติดต่อด้วยตนเอง
๒. ด้านความสะดวกและรวดเร็ว เป็นการอำนวยความสะดวกให้แก่ผู้ติดต่อ ในกรณีที่ผู้ที่ต้องการติดต่อธุรกิจด้วยมีงานมากหรืออยู่ไม่เป็นที่เป็นทาง จึงไม่สะดวก
ที่จะโทรศัพท์ติดต่อหรือขอเข้าพบด้วยตนเอง
๓. ด้านการให้รายละเอียดข้อมูล เป็นการเอื้อต่อการสื่อข้อความ สามารถให้รายละเอียดข้อมูลได้มาก ชัดเจน และมีระบบ เพราะผู้เขียนมีเวลาเตรียมการเขียนก่อน
ลงมือเขียนอีกทั้งยังสามารถตรวจสอบข้อมูลอีกครั้งก่อนส่งไปยังผู้รับจดหมาย
๔. ด้านการใช้เป็นหลักฐานในการอ้างอิง ค้นเรื่อง และที่สำคัญที่สุดคือเป็นหลักฐานทางกฎหมาย เนื่องจากเป็นลายลักษณ์อักษรที่ชัดเจน
๕. ด้านการเป็นสื่อสัมพันธ์ที่ดีในการติดต่อธุรกิจ เป็นการส่งเสริมให้มีความสัมพันธ์ที่ดีและการติดต่อกันอย่างต่อเนื่อง ในการติดต่อธุรกิจซื้อขาย บางครั้งลูกค้า
อาจขาดการติดต่อไป บริษัทจำเป็นต้องมีจดหมายไปถึงลูกค้าเพื่อขอทราบสาเหตุที่แท้จริงพร้อมทั้งแสดงความพร้อมที่จะแก้ไขปัญหาหรือเสนอบริการพิเศษ
ต่าง ๆเพื่อจูงใจให้ลูกค้ากลับมาติดต่อสั่งซื้อสินค้าหรือบริการจากบริษัทอีก
ประเภทของจดหมายธุรกิจ
จดหมายธุรกิจแบ่งตามจุดประสงค์ของการเขียนได้ ๓ ประเภท ดังนี้
๑. จดหมายสอบถามและจดหมายตอบ
๑.๑ จดหมายสอบถาม หมายถึง จดหมายที่ติดต่อระหว่างบริษัทห้างร้านด้วยกัน หรือที่เอกชนติดต่อกับบริษัทห้างร้าน เพื่อสอบถามเรื่องราวต่าง ๆ ที่ต้องการ
ทราบ ซึ่งอาจจะเป็นข้อมูลในการตัดสินใจซื้อสินค้านั้นหลังจากได้คำตอบ
๑.๒ จดหมายตอบสอบถาม หมายถึง เป็นจดหมายลักษณะเดียวกันแต่แทนที่จะสอบถาม ก็จะเขียนตอบข้อเท็จจริงของผู้ที่สอบถาม เพื่อให้ผู้ที่ติดต่อมาได้
ทราบในสิ่งที่ตนต้องการ
๒. จดหมายสั่งซื้อสินค้าและตอบรับการสั่งซื้อสินค้า
๒.๑ จดหมายสั่งซื้อสินค้า หมายถึง จดหมายที่บอกรายละเอียดเกี่ยวกับสินค้าที่ต้องการจะสั่งซื้อ เพื่อผู้ขายจะได้ส่งสินค้าให้แก่ผู้สั่งซื้อได้ถูกต้อง
๒.๒ จดหมายตอบรับการสั่งซื้อสินค้า หมายถึง จดหมายที่ทางบริษัทตอบให้ผู้ซื้อทราบว่าได้รับการสั่งสินค้าแล้ว
๓. จดหมายสมัครงาน หมายถึง จดหมายที่บุคคลต้องการจะสมัครทำงานเขียนไปถึงบริษัทห้างร้าน เพื่อขอสมัครเข้าทำงานในตำแหน่งที่ตนต้องการ
จะเห็นได้ว่าความหมายของจดหมายแต่ละประเภทมีความสอดคล้องกับจุดประสงค์ทางธุรกิจ หรือประโยชน์ทางธุรกิจในการเขียนจดหมายนั้น
วิธีใช้จดหมายดังกล่าวจะสอดคล้องของประเภทของจดหมาย แต่เพื่อให้มองเปรียบเทียบได้ ชัดเจนขึ้นขอให้ดูตารางหน้าถัดไป
รูปแบบและส่วนประกอบของจดหมายธุรกิจ
หน่วยงานแต่ละแห่งในปัจจุบัน นิยมใช้จดหมายธุรกิจรูปแบบที่หลากหลาย สุดแล้วแต่ว่ารูปแบบใดจะอำนวยความสะดวกรวดเร็วและเหมาะสมที่สำคัญคือควรใช้กระดาษปอนด์อย่างดีเป็นกระดาษที่พิมพ์หัวจดหมายของบริษัทและจัดวางรูปแบบให้สวยงาม ไม่เอียงไปด้านใดด้านหนึ่งจนเกินไป
จดหมายธุรกิจมีรูปแบบและส่วนประกอบแต่งต่างจากบันทึก เพราะมีรายละเอียดมากกว่า รูปแบบและส่วนประกอบหลักของจดหมายธุรกิจมีดังนี้
๑. รูปแบบของจดหมายธุรกิจ รูปแบบของจดหมายธุรกิจที่นิยมใช้กันทั่วไป พอสรุปได้มี ๓ รูปแบบ ดังนี้
๑.๑ แบบบล็อก (block style) เป็นรูปแบบที่พิมพ์ให้ทุกบรรทัดชิดเส้นกั้นหน้า ยกเว้นเฉพาะที่อยู่ผู้ส่ง (กรณีที่ใช้หัวจดหมายที่พิมพ์สำเร็จรูปไว้) ดังภาพประกอบที่ ๑
๑.๒ แบบกึ่งบล็อก (modified block style) เป็นรูปแบบที่พิมพ์ให้ส่วนเลขที่จดหมาย ที่อยู่ของผู้รับ คำขึ้นต้น และสิ่งที่ส่งมาด้วย อยู่ชิดเส้นกั้นหน้าและส่วนที่อยู่ของผู้ส่ง วัน เดือน ปี คำลงท้าย ลายมือชื่อ ชื่อเต็ม และตำแหน่ง อยู่กลางหน้ากระดาษหรือค่อนไปทางขวาเล็กน้อย ส่วนเรื่อง จะพิมพ์กึ่งกลางหน้ากระดาษ นอกจากนี้ ในส่วนข้อความต้องพิมพ์ให้บรรทัดแรกของข้อความแต่ละย่อหน้าร่นเข้าไปประมาณ ๕–๑๐ ระยะตัวอักษร ดังภาพประกอบที่ ๒
๑.๓. แบบย่อหน้า (indented style) เป็นรูปแบบเหมือนกับแบบกึ่งบล็อก แต่อาจนำเอาส่วนเรื่อง พิมพ์อยู่เหนือคำขึ้นต้นก็ได้ ดังภาพประกอบที่ ๓
อ้างอิงมาจากเว็บ http://blog.eduzones.com/yimyim/3412
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น